Die beglaubigten Firmenunterlagen müssen den aktuellen Zustand der Firma zum Zeitpunkt der Antragstellung wiedergeben, und müssen deshalb auch möglichst aktuell sein. Insbesondere muss nachgewiesen werden können, wer die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Anmeldung vertreten darf.

Sind die Unterlagen bereits vier Wochen alt oder noch älter, so ist das schon nicht mehr gewährleistet und es hängt von der Toleranzschwelle des jeweiligen Registers ab, ob die Unterlagen überhaupt noch akzeptiert werden.

Die Anmeldung der Zweigniederlassung sollte deshalb grundsätzlich sofort nach Erhalt der beglaubigten Firmenunterlagen vorgenommen werden, da eine Anmeldung ansonsten wegen zu alter Unterlagen zurückgewiesen werden kann.

Die beglaubigten Unterlagen müssen dann noch einmal neu angefertigt werden, was nicht nur unnötig Zeit, sondern vor allem auch Geld kostet.